Privacyverklaring
Wie wij zijn
Salonie is een online dienst voor bedrijven die op afspraak werken. Heb je een vraag over je gegevens? Mail naar [email protected].
Onze rol hangt af van de gegevens
Wij bepalen zelf wat er gebeurt met de gegevens van bedrijven die een account aanvragen of hebben, en van bezoekers van deze website. Daarvoor zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.
Het bedrijf bepaalt wat er gebeurt met de gegevens die het in Salonie zet, zoals die van zijn klanten en medewerkers. Wij verwerken die alleen in opdracht van dat bedrijf. Heb je een afspraak gemaakt bij een bedrijf dat Salonie gebruikt, of werk je daar? Neem dan voor vragen over je gegevens eerst contact op met dat bedrijf.
Gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn
| Wat | Waarvoor en op welke grond | Hoe lang |
|---|---|---|
| Aanvragen en contactverzoeken: bedrijfsnaam, KvK-nummer, naam, e-mailadres, telefoonnummer, aantal medewerkers als je dat invult, en wanneer je akkoord ging met de voorwaarden. | Je aanvraag beoordelen en contact met je opnemen, om een overeenkomst te kunnen sluiten. Daarna om te zien of een bedrijf al eerder een aanvraag deed en wat daarmee is gebeurd. Dat is ons gerechtvaardigd belang. | Zonder einddatum, ook als een aanvraag is afgewezen. Vraag je om verwijdering, dan verwijderen we de aanvraag binnen een maand. |
| Accounts: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als hash, dus niet leesbaar), rol en het laatste inlogmoment. | Je toegang geven tot Salonie en de dienst leveren. Dat is nodig voor de overeenkomst. | Zolang het account bestaat. Na het opheffen bewaren we ze nog 3 maanden, zodat je het account weer kunt activeren. Daarna verwijderen we ze definitief. Vraag je ons ze eerder te verwijderen, dan doen we dat binnen een maand. |
| Facturatie: bedrijfsgegevens, KvK-nummer, het aantal afspraken per maand en facturen. | Facturen maken en onze administratie bijhouden. Dat is een wettelijke plicht. | 7 jaar, de wettelijke bewaartermijn. |
| Nieuws en aanbiedingen: naam en e-mailadres van eigenaren, managers en hoofdbeheerders, de naam van het bedrijf, en of, wanneer en waar je ja of nee zei. | Je tips, nieuws en aanbiedingen over Salonie sturen. Als klant van Salonie mogen we dat, zolang je bij het aanmelden nee kon zeggen en je je bij elke e-mail kunt afmelden (artikel 11.7 Telecommunicatiewet). Dat is ons gerechtvaardigd belang. Medewerkers van een bedrijf en de klanten van een bedrijf krijgen deze e-mails nooit. | Zolang het account bestaat, of tot je je afmeldt. Dat je je hebt afgemeld, bewaren we, zodat we je niet opnieuw mailen. |
| Meldingen van problemen: wat je schrijft, je naam en e-mailadres, het bedrijf, de pagina waar je was, je browser en schermgrootte, en foutmeldingen van die pagina. | Het probleem uitzoeken en oplossen. Dat is nodig voor de overeenkomst. | Zolang het account bestaat. |
| Zoeken in de hulp: wat je typt in het zoekveld op de hulppagina's, hoeveel artikelen dat gaf, welk artikel je daarna opende, en of je een bezoeker, manager of medewerker bent. Niet wie je bent of bij welk bedrijf: e-mailadressen en lange nummers laten we weg. | Zien wat mensen zoeken en niet vinden, om de uitleg en Salonie te verbeteren. Dat is ons gerechtvaardigd belang. | 1 jaar. |
| E-mails die Salonie verstuurt: ontvanger, onderwerp en inhoud. | De e-mails bezorgen en problemen daarmee kunnen uitzoeken. Dat is ons gerechtvaardigd belang. | 3 maanden. |
| Technische gegevens: IP-adres en browsergegevens. | De dienst beveiligen en misbruik tegengaan, bijvoorbeeld te veel inlogpogingen. Dat is ons gerechtvaardigd belang. | 30 dagen |
Gegevens die bedrijven in Salonie zetten
Dit bepaalt het bedrijf zelf, en de bewaartermijn ook. Het kan gaan om:
- Klanten: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, IBAN, geboortedatum als het bedrijf die invult, afspraken, wensen bij een afspraak, beoordelingen die de klant geeft, aanmeldingen voor de wachtlijst, foto's en bestanden, antwoorden op formulieren, die ook over gezondheid kunnen gaan, wie welke wijziging deed (400 dagen) en notities en waarschuwingen van het bedrijf.
- Kassa: verkopen, bonnen en facturen met wat er is gekocht en betaald, de naam van de klant als die is ingevuld, bij een factuur de bedrijfsgegevens van de koper, en wie de verkoop heeft gedaan.
- Medewerkers: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, IBAN, contracturen, diensten, beschikbaarheid en afwezigheid. Afwezigheid kan ook een ziekmelding zijn.
Wat een bedrijf met de kassa heeft vastgelegd, moet het volgens de wet 7 jaar bewaren. Daarom blijft dat staan, ook als een bedrijf een klant of medewerker verwijdert of zijn account opheft. Op een kassabon verdwijnt dan de naam van de klant. Op een factuur blijven de gegevens van de koper staan, en de naam van wie de verkoop deed blijft bewaard omdat te controleren moet zijn wie wat heeft gedaan. Na afloop van de 7 jaar verwijderen we dit, samen met de inlog van de beheerders van een opgeheven account die daarvoor is bewaard.
Een bedrijf met meerdere vestigingen kan hoofdbeheerders aanwijzen. Die zien de gegevens van de vestigingen waar ze toegang toe hebben. Van hen bewaren we naam, e-mailadres en inloggegevens, en in het activiteitenlog van een vestiging wat ze daar hebben gedaan. Verwijdert het bedrijf een hoofdbeheerder, dan verdwijnt de inlog, en staat in dat log niet meer wie het was.
Om een bedrijf te helpen of iets te corrigeren, kunnen medewerkers van Salonie support het account van dat bedrijf openen, met een eigen account dat met tweestapsverificatie is beveiligd. Zij zien dan wat een manager daar ziet. Dat kan alleen met een opgegeven reden en duurt maximaal een uur per keer. Het bedrijf ziet in zijn activiteitenlog wie het was, waarom, en wat er is gewijzigd. Van deze medewerkers bewaren we naam, e-mailadres en inloggegevens.
Verwijdert een bedrijf een klant of medewerker, dan kan het die nog 3 maanden herstellen. Daarna zijn de gegevens definitief weg. Afspraken blijven dan zonder naam bewaard voor de cijfers van het bedrijf. Vraag je het bedrijf om je gegevens te verwijderen, dan kan het dat meteen doen. Heft een bedrijf zijn account op, dan kan het dat 3 maanden terugdraaien. Daarna verwijderen we alle gegevens van dat account definitief.
Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame. Alleen deze partijen krijgen gegevens, en alleen wat nodig is:
- Hosting en e-mail: Strato AG, in Duitsland
- Twilio: als een bedrijf sms-herinneringen gebruikt, gaan het telefoonnummer en de tekst van het bericht, met de naam en de afspraak, via Twilio naar de klant. Twilio zit in de Verenigde Staten. De tekst bewaren wij zelf niet, en van het nummer alleen de laatste 3 cijfers, voor de factuur.
- Mollie: als een bedrijf een aanbetaling vraagt via zijn eigen Mollie-account, handelt Mollie die betaling af. Mollie is daarvoor zelf verantwoordelijk.
- Google: alleen als je toestemming geeft voor analytische cookies, zie Cookies hieronder.
- Pushdiensten: zet je meldingen aan op je telefoon of computer, dan loopt een melding via de dienst van je browser, zoals die van Google, Apple, Mozilla of Microsoft. De inhoud is versleuteld. Deze diensten kunnen buiten de Europese Unie staan.
Daarnaast delen wij gegevens als de wet ons daartoe verplicht.
Cookies
Salonie gebruikt functionele cookies: een sessiecookie die onthoudt dat je bent ingelogd en je formulieren beveiligt, en een cookie die je keuze over analytische cookies onthoudt, een jaar lang. Je browser onthoudt ook een paar instellingen op je eigen apparaat, zoals de weergave van de agenda. Installeer je Salonie als app, dan bewaart je browser ook de bestanden van de app en je instelling voor meldingen.
Analytische cookies, alleen als je daarvoor kiest. Op onze website vragen we of we Google Analytics mogen gebruiken, via Google Tag Manager. Daarmee zien we hoe de website en Salonie worden gebruikt: welke pagina's je bekijkt, hoe je bij ons kwam, je apparaat, browser en ongeveer waar je bent. Zo kunnen we ze verbeteren. Dat doen we alleen met je toestemming; die keuze geldt ook voor Salonie zelf (mijn.salonie.nl), waar we het niet opnieuw vragen. Weiger je, dan laden we niets van Google. Google Analytics-cookies blijven zo lang als in Google Analytics is ingesteld, standaard tot 2 jaar. Google kan deze gegevens ook buiten de EU verwerken, onder het EU-VS Data Privacy Framework. We gebruiken ze niet voor reclame en delen ze niet met adverteerders. Er zijn geen cookies voor reclame, en we volgen je niet op andere websites.
Beveiliging
Wij nemen maatregelen om gegevens te beschermen. Wachtwoorden bewaren we alleen als hash, en een bedrijf kan alleen bij zijn eigen gegevens. Toch kan geen enkele dienst volledige veiligheid garanderen. Denk je dat er iets mis is? Mail dan naar [email protected].
Je rechten
Je kunt ons vragen je gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen. Je kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik ervan, of vragen dat gebruik te beperken. Geen nieuws en aanbiedingen meer? Gebruik de afmeldlink in de e-mail of zet het uit onder Mijn account; dat werkt meteen. Dit geldt ook voor aanvragen die wij zonder einddatum bewaren. Mail je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Vraag je ons je gegevens te verwijderen, dan doen we dat ook binnen die maand. Soms mogen we een verzoek niet of niet helemaal uitvoeren, bijvoorbeeld door de wettelijke bewaartermijn van facturen. Dan leggen we uit waarom.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Als Salonie verandert, passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.