Een rooster maken en publiceren
Van uren ophalen bij je team tot het gepubliceerde rooster.
Onder Roosters maak je per periode een rooster. Elk rooster gaat door drie stappen, en je kunt altijd een stap terug.
| Status | Je team | Online boeken |
|---|---|---|
| Concept | Ziet dit nog niet. | Volgt de vaste werktijden. |
| Open voor invoer | Geeft beschikbaarheid en uren door. | Volgt de vaste werktijden. |
| Gepubliceerd | Ziet de eigen diensten. | Alleen tijdens geplande diensten. |
1. Maak een rooster
Kies Nieuw rooster en vul de periode in. Zet het op Open voor invoer als je wilt weten wanneer iedereen kan. Vul eventueel een uiterste datum in. Je team krijgt hiervan bericht en jij ziet op Vandaag wie nog niets heeft doorgegeven.
2. Plan de diensten
Open het rooster. Je ziet medewerkers in rijen en dagen in kolommen, met per dag de beschikbaarheid en afwezigheid.
- Klik in een vak om een dienst toe te voegen, of op een dienst om die te wijzigen.
- Sleep een dienst om die te verplaatsen. Houd Ctrl ingedrukt om te kopiëren.
- Week vullen doet het werk voor je: vanuit de vaste werktijden, of door de vorige week te kopiëren. Bestaande diensten blijven staan. Met Week leegmaken haal je de diensten van die week weer weg.
Bij elke medewerker zie je de geplande uren tegenover de capaciteit. Je krijgt een waarschuwing als iemand op vakantie is, niet beschikbaar is, dubbel staat, buiten de openingstijden werkt of boven het maximum komt. Je kunt het dan toch doen als dat de bedoeling is.
3. Publiceer
Zet het rooster op Gepubliceerd. Iedereen krijgt een bericht met de eigen diensten en uren.
Vanaf nu kunnen klanten in deze periode alleen online boeken op momenten dat er iemand is ingeroosterd. Publiceer je een rooster met maar een paar diensten, dan zien klanten dus maar weinig tijden.
Later iets wijzigen
Je kunt een gepubliceerd rooster gewoon aanpassen. Medewerkers krijgen vanzelf een bericht met wat er voor hen is veranderd, zodra je 15 minuten niets meer hebt gewijzigd. Zo krijgen ze niet voor elke kleine aanpassing een bericht. Wil je niet wachten, kies dan Nu versturen op het roosterbord.
Afspraken die er al staan, verschuiven niet mee. Die pas je zelf aan in de agenda.
Ingediende beschikbaarheid
Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid indienen als ze klaar zijn. Op het roosterbord staat dan een slotje bij hun naam: ze kunnen niets meer wijzigen, dus je plant met wat er staat. Klik op het slotje om het te heropenen, bijvoorbeeld als er iets is veranderd. De medewerker krijgt daar een bericht van.
Diensten ruilen
Medewerkers kunnen zelf diensten overdragen of ruilen. Bovenaan Roosters stel je in of dat mag, en of jij elke ruil eerst goedkeurt. Staan er afspraken in een dienst die van eigenaar wisselt, dan keur je altijd goed. Zie Diensten ruilen.